Tapahtumien luominen ja muokkaus

Alusta: 🖥️📱 Työpöytä ja mobiili

Katso myös: Sarjat, radat ja kartat, Ilmoittautumiset

Uuden tapahtuman aloittaminen

Klikkaa +-painiketta tapahtumalistasivulla. Valitse tapahtumarakenne:

  • Yksiosainen tapahtuma — Yksittäinen kilpailu tai harjoitus.
  • Moniosainen tapahtuma — Useita osakilpailuja (esim. 3-päiväiset), joilla omat radat ja tulokset mutta jaetut sarjat ja ilmoittautuminen.

Vinkki: Useimmat harjoitukset ja yhden päivän kilpailut ovat yksiosaisia. Moniosainen tapahtuma kannattaa luoda alusta alkaen, jos tarvitset useita osakilpailuja.

Tapahtuman tietojen määrittäminen

Tapahtuman tiedot

  • Tapahtumasarja — Liitä tapahtuma sarjaan (esim. viikoittainen harjoitussarja). Voit luoda uuden sarjan suoraan pudotusvalikosta — katso Tapahtumien järjestäminen sarjaksi.
  • Tapahtuman nimi — Näkyy ilmoittautumislomakkeella, lähtölistoissa ja tuloksissa.
  • Tapahtuma alkaa / Tapahtuma päättyy — Tapahtuman alkamis- ja päättymispäivä ja -aika.
  • Aikavyöhyke — Tapahtuman aikavyöhyke. Hae pudotusvalikosta.
  • Tapahtuman tyyppi — Määrittää hinnoittelun ja luokittelun:
    • Harjoitus (ilmainen) — Ilmainen harjoitustapahtuma
    • Kilpailu — Kilpailutapahtuma
    • Kunto / maksullinen harjoitus — Kunto- tai maksullinen harjoitustapahtuma
  • Laji — Suunnistus, Juoksu, Multisport, Hiihto tai Triathlon. Vaikuttaa käytettävissä oleviin ominaisuuksiin — suunnistustapahtumissa on rastikohtainen ajanotto, juoksutapahtumissa väliaikapisteet.
  • Luokitus — Yksityinen, Paikallinen, Alueellinen, Kansallinen, Kansainvälinen tai Virtuaalinen.
  • Kilpailumuoto:
    • Henkilökohtainen — Jokainen osallistuja kilpailee yksin
    • Viesti — Joukkueet kilpailevat useilla osuuksilla
  • Yksinkertaistettu tapahtumatila — Sarjoja ja ratoja hallitaan yhtenä kokonaisuutena. Käytettävissä ei-kilpailu-tyyppisille henkilökohtaisille tapahtumille. Sopii epävirallisiin harjoituksiin, joissa kaikki juoksevat saman radan.

Vinkki: Tapahtuman tyyppi, laji ja kilpailumuoto vaikuttavat siihen, mitä näet järjestelmän muissa osissa. Esimerkiksi "Viesti" avaa osuusmääritykset ja lajivalinta määrittää ajanoton ominaisuudet mobiilissa. Aseta nämä oikein alusta alkaen.

Tapahtuman sijainnin asettaminen

Lomakkeen oikealla puolella voit asettaa tapahtuman kartalle:

  • Klikkaa karttaa asettaaksesi merkin — osoite täytetään automaattisesti.
  • Voit myös kirjoittaa osoitteen manuaalisesti Osoite-kenttään.

Sijainti näkyy ilmoittautumissivulla.

Tapahtumien järjestäminen sarjaksi

Uuden tapahtumasarjan luominen:

  1. Klikkaa tapahtumalomakkeessa Tapahtumasarja-pudotusvalikkoa
  2. Valitse Uusi tapahtumasarja
  3. Syötä Tapahtumasarjan nimi
  4. Klikkaa Luo tapahtumasarja

Sarjaan kuuluvat tapahtumat näkyvät ryhmiteltynä osallistujille.

Henkilökohtaisen ja viestin välillä valitseminen

Kilpailumuoto muuttaa perustavanlaatuisesti tapahtuman määritystapaa ja ajanoton toimintaa. Valitse huolellisesti ennen sarjojen ja ratojen määrittämistä.

  • Henkilökohtainen — Osallistujilla on omat lähtöajat ja henkilökohtaiset tulokset. Yleisin asetus.
  • Viesti — Joukkueet kilpailevat osuuksilla. Voit määrittää osuuksien määrän sarjaa kohden ja liittää radat jokaiselle osuudelle. Yksinkertaistettu tapahtumatila ei ole käytettävissä viestille.

Lisätietoja: Viestiosuudet ja alaosuudet.

Vinkki: Kun olet lisännyt osallistujia ja aloittanut ajanotton, kilpailumuodon vaihtaminen vaatii merkittävää uudelleenmääritystä. Päätä muoto ennen sarjojen määrittämistä.

Moniosaisen tapahtuman perustaminen

Moniosainen tapahtuma on ylätason tapahtuma, joka sisältää useita osakilpailuja. Jokaisella osakilpailulla on omat radat, tulokset ja ajanotto, mutta sarjat ja ilmoittautumisasetukset jaetaan ylätasolla.

Osakilpailujen luominen

Kun valitset Moniosainen tapahtuma, tapahtumalomake sisältää Osakilpailut-osion.

Klikkaa Lisää osakilpailu luodaksesi uuden osakilpailun. Jokaisella osakilpailulla on oma nimi ja päivämäärät. Osakilpailut perivät ylätason tapahtuman aikavyöhykkeen, tapahtumatyypin, lajin ja luokituksen.

Sarjojen hallinta osakilpailujen välillä

Ylätasolla määritellyt sarjat jaetaan kaikkien osakilpailujen kesken. Osakilpailua muokatessa jokainen sarja voidaan linkittää ylätason sarjaan. Linkitys:

  • Pitää sarjojen järjestyksen yhtenäisenä osakilpailujen välillä
  • Mahdollistaa yhteistulosten laskennan kaikkien osakilpailujen yli

Huom: Moniosaisen tapahtuman sarjajärjestyksen muuttamiseksi järjestä sarjat uudelleen ylätason tapahtumassa. Osakilpailujen sarjat perivät järjestyksen automaattisesti.

Yhteistulosten laskeminen

Ota käyttöön Yhteistulokset-valinta ylätason tapahtumassa. Yhteiskilpailun tulokset yhdistävät ajat jokaisesta osakilpailusta kullekin osallistujalle käyttäen ylätason sarjalinkitystä.

Radat moniosaisissa tapahtumissa

Toisin kuin sarjat, radat ovat osakilpailukohtaisia — fyysiset reitit eroavat tyypillisesti osakilpailujen välillä. Määritä radat erikseen jokaiselle osakilpailulle.

Ilmoittautumisen ja lähtölistojen määrittäminen

Tapahtuman muokkausnäkymässä on Ilmoittautuminen ja lähtölistat -osio. Katso Ilmoittautumiset ja lähtölistat koko osallistujahallinnan työnkulusta.

Ilmoittautumislomakkeen kenttien valitseminen

Määritä, mitkä kentät näkyvät ja ovat pakollisia verkkoilmoittautumislomakkeella. Jokaiselle kentälle voit valita:

  • Näytä lomakkeella — Näkyykö kenttä ilmoittautumislomakkeella
  • Pakollinen tieto — Onko kenttä pakollinen

Käytettävissä olevat kentät: sähköposti, puhelinnumero, seura, sarja, rata, kortin numero, syntymävuosi, lisenssinumero, IOF ID, kansalaisuus, sukupuoli, lisätiedot ja lainakortti.

Vinkki: Vaadi vain kenttiä, joita todella tarvitset. Harjoituksessa riittää usein nimi ja sarja, kansallisessa kilpailussa tarvitaan seura, lisenssinumero ja kortin numero.

Ilmoittautumis- ja julkaisupäivämäärien asettaminen

  • Ilmoittautuminen aukeaa — Päivämäärä, jolloin verkkoilmoittautuminen avautuu.
  • Ilmoittautuminen sulkeutuu — Päivämäärä, jolloin verkkoilmoittautuminen sulkeutuu. Tämän jälkeen voit silti lisätä osallistujia manuaalisesti.
  • Lähtölistat julkaistaan — Päivämäärä, jolloin lähtölistat tulevat näkyviin. Aseta ajankohtaan, jolloin olet viimeistellyt lähtölistan.
  • Maksimi osallistujamäärä — Ilmoittautuminen sulkeutuu automaattisesti rajan täyttyessä. Jätä tyhjäksi rajattomalle ilmoittautumiselle.
  • Pienin automaattisesti generoituva kilpailunumero — Pienin kilpailunumero, joka annetaan automaattisesti ilmoittautuessa (esim. 101).
  • Suurin automaattisesti generoituva kilpailunumero — Suurin automaattisesti annettava kilpailunumero. Estää kilpailunumeroiden ylittämästä fyysisesti käytettävissä olevaa määrää.

Ilmoittautumislomakkeen jakaminen ja esikatselu

  • Kopioi ilmoittautumislomakkeen linkki — Kopioi julkisen ilmoittautumislomakkeen URL-osoitteen leikepöydälle.
  • Näytä ilmoittautumislomake — Avaa esikatselun lomakkeesta sellaisena kuin osallistujat sen näkevät.

Osallistujien hallinta ja lähtölistat

Osallistujien hallinta, lähtöaikojen arpominen ja lähtölistojen muokkaus tehdään osallistujatietonäkymässä. Katso Ilmoittautumiset ja lähtölistat.

Muutosten tallentaminen

Klikkaa Tallenna tallentaaksesi muutokset. Tallennuspainike näkyy kun tallentamattomia muutoksia on. Muutokset synkronoidaan palvelimelle välittömästi.

Käytännössä: Viikonlopun suunnistuskilpailun luominen

Perustat paikallisen sprinttikilpailun lauantaiksi:

  1. Klikkaa + ja valitse Yksiosainen tapahtuma
  2. Syötä nimi ("Syyssprint"), aseta päivämäärä ja aika
  3. Valitse aikavyöhyke, tyyppi Kilpailu, laji Suunnistus, luokitus Paikallinen
  4. Pidä kilpailumuoto Henkilökohtainen
  5. Klikkaa karttaa asettaaksesi tapahtumapaikka
  6. Liitä halutessasi tapahtumasarjaan
  7. Ilmoittautuminen ja lähtölistat: näytä sarja-, seura- ja kortin numero -kentät, tee sarjasta pakollinen
  8. Aseta ilmoittautumisen avaus- ja sulkeutumispäivät sekä lähtölistojen julkaisupäivä
  9. Aseta kilpailunumeroväli (esim. 1–200)
  10. Klikkaa Tallenna

Seuraavaksi: Sarjat, radat ja kartat — määritä sarjat ja liitä radat. Jaa ilmoittautumislinkki ja seuraa ilmoittautumisia osallistujatietonäkymässä.